Het liep niet lekker, de samenwerking tussen de gemeente Zaanstad en de bouw- en infrabedrijven; te vaak gingen partijen ‘rollend over de straat’. Dat moest anders, vond de gemeente. In de lijn van Marktvisie is het traject Samenwerken en Vertrouwen opgezet. Onder begeleiding van raadgevend ingenieurs Tauw en Bouwmeesters werken markt en gemeente daarin aan de relatie.

“Zaanstad organiseert ieder jaar een Marktconsultatie waar gemeente en aannemers bij elkaar komen. In de Marktconsultatie van 2018 hebben we actieve workshops gehouden waarin we de partijen gevraagd hebben wat er nou nodig is voor een betere samenwerking”, schetst procesmanager Annet de Bakker van Tauw. “Waar lopen jullie tegenaan? Wat zou beter moeten?” De inventarisatie leverde een aantal zaken op, zoals de markt eerder betrekken, leren van ervaringen, betere samenwerking, risicobeheersing en -(ver)deling, (duurzame) oplossingsvrijheid, gunnen op kwaliteit. Met het traject Samenwerken en Vertrouwen kijken gemeente en markt met elkaar hoe je die zaken in de praktijk kunt brengen. Daar zijn drie pilotprojecten voor geselecteerd. Uit de circa twintig aannemers die bij de Marktconsultatie aanwezig waren, zijn er twaalf geloot om mee te draaien in die pilotprojecten. Bij elk pilotproject hakken vier aannemers en een projectteam van de gemeente gezamenlijk knopen door over de complete aanpak; van voorbereiding, contractvorm en ontwerp tot aanbesteding, gunning en uitvoering.

Niets mis met open deuren

Maar eerst was er een gezamenlijke startup. Alle twaalf aannemers en de vertegenwoordigers van de gemeente zetten daar op papier wat er volgens hem of haar niet goed gaat bij projecten. Dat ongewenste gedrag is ritueel verbrand. Vervolgens schreef iedereen op hoe ze wél zouden willen samenwerken, en zette daar een handtekening onder. “Zo zijn de samenwerkingsspelregels ontstaan”, zegt De Bakker. “Naar elkaar luisteren, open houding, begrip hebben voor belang van de ander enzovoorts. Allemaal open deuren, maar wel écht gemeend en zelf naar voren gebracht. Want daar zit hem de crux. Als het uit mensen zelf komt, als ze erover hebben nagedacht en het op papier hebben gezet, dan vinden ze het écht belangrijk en staan ze erachter. Dan gaat het leven, wordt er wat mee gedaan en groeien ze naar elkaar toe. Dat is de kracht van dit traject, de rode draad die ik als procesmanager zie.”

Zoveel zielen zoveel wensen

Ondanks een eenduidig doel – komen tot minder gedoe – en identieke spelregels, is de aanpak bij elk van de drie pilotprojecten behoorlijk verschillend. “Bij de Jan de Wittestraat gaat alles in een heel open sfeer”, zegt projectleider Marcel Strating van het ingenieursbureau van de gemeente Zaanstad. “Zo hebben we in het pilotteam bij de aanbesteding gezegd laten we allemaal een raming maken, die op tafel leggen en bekijken waar de verschillen zitten en waar ze door komen.” Het gunningscriterium is nog niet besproken maar volgens de projectleider zou het zomaar op strootjes trekken kunnen aankomen. Opvallend bij dit rioleringsproject is ook dat de aannemers met allerlei ideeën kwamen om meteen de inrichting aan te pakken en de straat klimaatbestendiger te maken. “Hadden we dit op traditionele wijze aangepakt, dan zou het echt alleen maar over de riolering zijn gegaan en verder niet”, zegt Strating.

In een ander project, de Pieter Ghijsenlaan, gaf de markt de voorkeur aan een tamelijk traditionele benadering waarbij de gemeente het bestek maakt. De aannemers willen wel graag meekijken en toetsen, eventuele omissies eruit halen en het compleet en werkbaar maken, voor zowel de uitvoering als het maken van een prijs.


Wantrouwen gaat, begrip komt

Bij het pilotproject herinrichting van de Joke Smitsingel is er voor gekozen om niet met alle vier de aannemers tot een eindproduct te komen maar eerder de aanbesteding in te gaan en een formeel bouwteam te vormen met één aannemer. Wie dat wordt, vindt Vincent van Vliet, projectleider bij infra-aannemer Sturm BV uit Zaandam, van ondergeschikt belang. “Ik zie dat de markt bol staat van wantrouwen, dat er daardoor veel dingen fout gaan en in alle lagen allerlei ‘gevechten’ plaatsvinden. Zo zit ik niet in elkaar. Ik ben ervan overtuigd dat we door beter samenwerken en meer vertrouwen hebben in elkaar, betere kwaliteit gaan maken en dat werken goedkoper worden. Dat is voor mij reden om hier aan mee te doen en niet om dit werk binnen te halen. Het gaat nu om elkaar leren kennen en van elkaar leren, een goede relatie en vertrouwen in elkaar opbouwen. Dát is hier de winst.” Hij ziet dat in de praktijk gebeuren. “Bij onze pilot zit iemand van de gemeente waar ik in een ander project ook mee werk. Die samenwerking is sinds het begin van de pilot sterk verbeterd. Ik zie wantrouwen veranderen in begrip. Dat komt door alles wat hij meemaakt in deze pilot. Daar voelde hij zich eerst ook niet veilig om open te praten maar doordat hij zag dat andere deelnemers dat wél deden, is hij er in meegegaan en is dat vertrouwen wél ontstaan.”

Olievlekken en nazorg

Positieve geluiden dus, uit Zaanstad. Maar hoe zorg je er nu voor dat opdrachtgever en markt straks niet terugvallen in hun oude vertrouwde stellingen? Procesmanager De Bakker: “Iedereen is zich er van bewust dat dit niet binnen een jaar loopt zoals gewenst; houding en gedrag veranderen kost meer tijd. Maar alle partijen hebben in de Marktconsultatie aangegeven dat ze graag willen dat het samenwerken beter gaat. Door dit traject zijn ze zich daar eigenaar van gaan voelen. De verwachting is dat je over een jaar of vijf resultaat gaat zien.”
Belangrijk is dat die verandering zich niet beperkt tot alleen de leden van de pilotteams. Het moet zich gaan uitspreiden als een olievlek; zowel in de markt als bij de gemeente. “Bij elk pilotteam zit bijvoorbeeld iemand van beheer en onderhoud. Dat zijn vaak de afdelingen die beperkende eisen meegeven. Die pilotteamleden gaan helemaal om, vinden dit helemaal geweldig. Maar er zit een hele afdeling achter. Dus hun taak wordt om bijvoorbeeld de werkvoorbereiders van die afdelingen bereid te krijgen naar meer oplossingsvrijheid voor de aannemers te gaan.”

Hetzelfde principe geldt voor de vertegenwoordigers van de markt. Die moeten binnen hun bedrijven duidelijk maken dat er een omslag plaatsvindt in de manier waarop gemeente en aannemer met elkaar omgaan. Voor bedrijven die niet meedoen aan de pilotprojecten is dat wat lastiger. “Maar zij zijn wel aangesloten bij de Marktconsultatie en daarin worden voortgang van de pilots en de best practices teruggekoppeld”, zegt Van Vliet. “En doordat bij de gemeente de olievlek al uitdijt, hebben ook die bedrijven straks een andere basis waarop ze kunnen inschrijven”, aldus De Bakker. “Daarnaast kan ook in die projecten coaching plaatsvinden door Tauw of Bouwmeesters, om te blijven investeren in de samenwerking.”

Het doel van het traject Samenwerken en Vertrouwen is komen tot minder gedoe. Want gedoe, oftewel een slechte samenwerking, leidt tot een inefficiënte uitvoering van de opgave. De pilotteams hebben ambities in de kritische succesfactoren benoemd die nodig zijn om dat doel te realiseren

  • Opklimmen op de Samenwerkingsladder: Van elkaar leren kennen en begrip hebben voor elkaars belangen tot aan ondersteuning geven in elkaars verantwoordelijkheden,
  • Samen risico’s inventariseren en reëel (ver)delen,
  • Oplossingsvrijheid met daarin nadrukkelijk ruimte voor duurzaamheid,
  • Betere participatie met de omgeving en de opdrachtnemers daar meer bij betrekken.