Al jarenlang doet ProRail aan prestatiemeten. Ieder kwartaal krijgen opdrachtnemers een rapport over de geleverde prestaties. ProRail bespreekt de resultaten om zo de prestaties op een hoog peil te houden en waar mogelijk te verbeteren. Sinds 2015 kunnen de ingenieursbureaus in een pilot ook de prestaties van opdrachtgever ProRail beoordelen. ‘Het gaat om kleine afstand, lage drempels, de belangen van de ander zien.’

ProRail gebruikt het instrument prestatiemeten zowel voor ontwerp (ingenieursbureaus) als spoorbouw (spooraannemers) en civiele werken. Het beoordelen en benchmarken gebeurt aan de hand van interviews met projectmanagers of bouwmanagers van ProRail. Een vaste set vragen, met steeds 4 mogelijke antwoorden, levert inzicht in hoe de medewerker het handelen van de opdrachtnemer heeft ervaren. De antwoorden worden vervolgens omgezet in cijfers. ‘Het zijn geen harde feiten, maar zo objectief mogelijk weergegeven meningen’, licht Marianne Hafkenscheid van ProRail toe.

De scores op bedrijfsniveau gaan naar alle partijen, zodat opdrachtnemers een beeld hebben van wat concurrenten doen, en tellen bij de erkende ingenieursbureaus en spooraannemers mee in de beoordeling van aanbestedingen. Op contractniveau worden de scores alleen besproken met de opdrachtnemer in kwestie. ‘De cijfers zelf horen eigenlijk nooit een verrassing te zijn’, zegt Hafkenscheid. ‘Het gaat vooral om de dialoog die erop volgt. Zowel op contractniveau als op bedrijfsniveau stellen we de vraag: wat voor verbeteringen kunnen we doorvoeren?’

In gesprek met ingenieursbureaus

In eerste instantie was het prestatiemeten eenrichtingsverkeer, maar in 2015 ontstond het idee om te experimenteren met een ‘retourprestatiemeting’. Aanleiding was de wens van ProRail om het instrument prestatiemeten voor ingenieursbureaus tegen het licht te houden. Brancheorganisatie NLingenieurs riep hiervoor een werkgroep in het leven, waarin diverse bureaus en ProRail waren vertegenwoordigd. ‘ProRail wilde het prestatiemeten en de weging van de indicatoren aanpassen’, vertelt Pieter Kal van ingenieursbureau Sweco, een van de deelnemers aan de werkgroep. ‘Een belangrijke wens was om de vragenlijst te synchroniseren met die van de aannemers. Daarnaast had ProRail behoefte aan feedback.’ In de werkgroep werd de vragenlijst doorgenomen. ‘Dat was al een heel leuke samenwerking’, blikt Hafkenscheid terug. ‘Het gaf inzicht. Waar zijn we goed in? Waar zijn we minder goed in? Waar hebben de ingenieursbureaus last van?’

Het overleg maakte onder meer de verschillen met aannemers duidelijker. Uitgangspunt waren dezelfde indicatoren, maar er bleek wel een andere weging nodig. ‘Oplevering’ bijvoorbeeld is veel relevanter in de bouwfase dan in de ontwerpfase en speelt dan ook een kleinere rol bij het meten van de prestaties van ingenieursbureaus. Relevanter zijn hier planmatig werken en deskundigheid. Bij de wederzijdse beoordeling van deskundigheid gelden verschillende criteria, licht ingenieur Kal toe: ‘Ingenieursbureaus zijn deskundig op het gebied van de kwaliteit van het ontwerp: wij maken een virtueel model waarmee wij anderen in staat stellen iets te bouwen. ProRail is weer deskundig op andere vlakken, zoals contracteren, stakeholdermanagement, budgetteren. Als het gaat om planmatig werken is timing aan beide kanten van belang. Ook samenwerking en communicatie zijn heel belangrijke onderwerpen.’

In de onderlinge samenwerking blijkt prestatiemeten een nuttig instrument: het is een aanleiding om met elkaar in dialoog te gaan. Bijkomend voordeel van de retourprestatiemeting, volgens Hafkenscheid: ‘Omdat ze het nu zelf aan het doen zijn, hebben de ingenieursbureaus meer begrip voor onze metingen en de dilemma’s daarbij.’

Pilot

De retourprestatiemeting wordt inmiddels – als pilot – in 22 projecten uitgevoerd, op zo’n 300 projecten in totaal. ProRail stelde hiervoor het bestaande systeem beschikbaar aan de deelnemende ingenieursbureaus. De eerste bevindingen zijn positief. ‘Nu wordt het opdrachtgeverschap vaak alleen op incidentbasis besproken’, zegt Kal. ‘Maar dialoog is altijd belangrijk. Tijdens de samenwerking moet je af en toe checken of je in dezelfde film zit. Is er verschil in perceptie in positieve of negatieve zin, dan moet je dat bespreken. Het is ook de moeite waard als het goed gaat: waarom werkt het zo goed?’

Tweezijdige prestatiemeting draagt bij aan een leefbare markt, denkt Kal: ‘Zakelijke verhoudingen zijn geen probleem, als we maar oog voor elkaar hebben. Als je uit elkaar groeit, wordt de kans dat je elkaar begrijpt kleiner. Dat zorgt voor verspilling. De intentie van ieder contract is juist dat je waar voor je geld krijgt en dat de verspilling minimaal is. Het gaat om kleine afstand, lage drempels, de belangen van de ander zien. Het is goed dat er weer meer oog voor kwaliteit is, ook in de relatie.’

Voor de projectmanagers was het wel even ‘spannend en wennen’ om de opdrachtgever te beoordelen. Maar, zegt Kal: ‘Het levert veel reflectie op.’ De vraagstelling kan soms nog wel scherper: ‘Sommige vragen zijn moeilijk te beantwoorden. Zo kan het onduidelijk zijn waarop je de opdrachtgever precies moet beoordelen. In de basis blijft het systeem zoals die nu is, maar tekstueel doen we nog wat kleine aanpassingen en waar nodig schrijven we een toelichting.’

Inhoudelijk kwam er nuttige feedback, maar het is nog te vroeg in de pilot om daar conclusies uit te kunnen trekken. ‘ProRail wil de uitkomsten gebruiken om de dialoog met de marktpartijen en de interne processen te verbeteren’, zegt Hafkenscheid. Na de eerste ervaringen met de tweezijdige meting bij de ingenieursbureaus, wil ProRail het ook bij andere opdrachtnemers uitproberen. De spoorbeheerder voert nu verkennende gesprekken met spooraannemers over een vergelijkbare aanpak.