Marktvisiecafé: de markt vroegtijdig betrekken

Twee jaar geleden organiseerde Rijkswaterstaat de zogeheten marktvisiecafés om de marktvisie vorm te geven. Nu die er alweer anderhalf jaar ligt – inmiddels door ruim 1.300 mensen ondertekend – kwamen markt en opdrachtgever weer bij elkaar. Ditmaal om te leren van elkaars ervaringen, vooral als het gaat om het vroegtijdig betrekken van de markt. Hoe werkt de marktvisie in de praktijk en hoe maken we er een succes van? Op dinsdagmiddag 20 juni was het eerste marktvisiecafé nieuwe stijl.

‘Hoe gaan we vroeg in de opgave het gesprek met elkaar aan?’, vatte Jessie van der Linden, inkoopdirecteur Grote Projecten en Onderhoud bij Rijkswaterstaat, de centrale vraag van de dag samen. ‘Wat hebben we aan elkaar, wat hebben we van elkaar geleerd en wat kunnen we nog van elkaar leren?’ In het LEF future center bij Rijkswaterstaat in Utrecht waren zo’n 50 vertegenwoordigers van Rijkswaterstaat en bedrijfsleven bij elkaar om hierover van gedachten te wisselen.

‘Een gemeenschappelijk doel is heel belangrijk.’

‘Het heeft te maken met mensen’

‘Niemand overziet wat de marktvisie precies betekent’, zegt Hendrik Postma, directeur van Boskalis en voorzitter van de Vereniging van Waterbouwers. ‘Maar het maakt veel dingen bespreekbaar.’ Wat Postma vooral opvalt? ‘Het heeft altijd te maken met mensen.’ Hij illustreert dit met het voorbeeld van een Australische havendirecteur die zijn haven geschikt wilde maken voor de nieuwe generatie schepen, daarvoor een bepaald budget reserveerde en zich vervolgens niet om iedere dollar ging druk maken: ‘De uitvoering was daarna geen probleem meer. Hij kon zich volledig concentreren op het creëren van draagvlak.’ Postma contrasteert het centraal zetten van de opgave in dit voorbeeld met de ‘enorme focus op aanbesteding en uitvoering’ die in Nederland nog vaak te zien is.

Pitches

De middag begon met 10 pitches van Rijkswaterstaat-projecten waarbij vroegtijdig het gesprek was gezocht met de markt:

‘Bespreek waar formele eisen en uitvoeringspraktijk botsen.’

Gesprekstafels

In het tweede deel van het marktvisiecafé gingen de aanwezigen met elkaar in gesprek aan een van de 7 gesprekstafels. Wanneer is het vroegtijdig betrekken van de markt succesvol? En hoe zorg je ervoor dat het een zinvol en succesvol gesprek wordt?

Energie, trots en vertrouwen kwamen vaak terug in de discussie. Zo bleek dat projecten die de markt vroegtijdig hadden betrokken – bijvoorbeeld bij het bepalen van de opgave of het tracébesluit – ook enthousiast de markt blijven betrekken bij vervolgstappen, zoals de inkoopstrategie. Een andere conclusie: vroegtijdig, in alle openheid en in een veilige setting ruimte geven aan de markt vergroot het vertrouwen en zorgt voor betere oplossingen.

‘Om vertrouwen te krijgen, moet je zelf beginnen met vertrouwen te geven.’

Kwaliteit

Een ander terugkerend thema was aandacht voor de kwaliteit van de vraagstelling en oplossingen. Belangrijke conclusie daarin was dat vroegtijdig de markt betrekken geen doel op zich is. Het gaat om de beste oplossing voor de opgave. Daarbij is het van belang om goed te bedenken welke vraag je aan wie voorlegt en wanneer het juiste moment is.

‘De partijen die intensief meedoen in een marktconsultatie weten vaak ook beter wat wij willen. Die stellen bijvoorbeeld minder vragen in de aanbesteding.’

Delen

Hoe organiseer je effectieve bijeenkomsten? Bij die vraag waren onder meer de timing, de vraag wie uit te nodigen en de werkvorm onderwerp van gesprek. Voornaamste bevinding: de juiste keuze verschilt per project, maar het is wel zinvol de verschillende mogelijkheden en ervaringen inzichtelijk te delen. Zo zijn betere afwegingen mogelijk in toekomstige projecten.

‘We kenden de markt gewoon niet. Je bereikt niet iedereen via TenderNed. Soms moet je actief op zoek, contact leggen met de markt. Vaak gaat het mis bij de communicatie.’

Aanbestedingsregels

Aan een andere tafel hielden de aanwezigen kaders en werkwijzen tegen het licht. Belangrijke constatering: het is belangrijk om een level playing field te behouden, maar er kan best veel binnen de aanbestedingsregels. Het is nergens voor nodig om er te angstig of krampachtig mee om te gaan.

 ‘Hoe vlak moet het speelveld zijn? Ga er niet te krampachtig mee om, zoek een manier om goede ideeën te belonen.’

Marktpartijen is er veel aan gelegen dat Rijkswaterstaat vroeg(er) zijn keuzes maakt: met wie gaan we samen verder, in welke context en met welke scope? Het effect: geen frustratie over het lang – uiteindelijk tevergeefs – in de race zijn, maar juist tevredenheid. Zowel binnen Rijkswaterstaat als in het bedrijfsleven zijn er nog grote verschillen in gedrag. Op individueel niveau zien we veel mensen die denken en handelen vanuit de geest van de marktvisie, maar we zien tegelijk ook dat anderen nog te veel de kaarten tegen de borst houden en niet in gesprek blijven als het tegenzit.

Mogelijke vervolgstappen

Aan de tafels werden een aantal mogelijke vervolgstappen benoemd:

  • Maak een catalogus/beslisboom met concrete ervaringen, waarin op transparante wijze staat weergegeven welke mogelijkheden er zijn om de markt vroegtijdig te betrekken.
  • Teken de ervaringen van de projecten op en deel deze.
  • Organiseer vergelijkbare marktvisiecafés voor andere onderwerpen.
  • Leer en deel je ervaringen. Verspreiding van marktvisie-ervaringen begint bij jezelf: ‘Wat ga ík met deze ervaringen doen en wat ga ík delen?’

Trots

Een commissie van ‘3 wijzen’ kreeg de lastige taak om uit alles wat gezegd werd, de kern naar boven te halen. Annemieke Sietses, coördinerend adviseur bij Rijkswaterstaat, pikte vooral het belang van ‘trots’ op: ‘Van alle pitches in het begin is er eentje die bij iedereen is blijven hangen’, zei ze, verwijzend naar het slimme idee om de praatpalen niet af te voeren, maar ze juist op te kopen en ze een tweede leven te geven. ‘De trots spatte ervan af.’ En daar gaat het om: een gezamenlijk doel om naartoe te werken, een eindresultaat waar zowel opdrachtgever als opdrachtnemer trots op zijn.

Stout

‘Toon lef en wees stout’, was een conclusie aan een van de gesprekstafels. Annuska Bloemert, hoofd Inkoopcentrum GWW bij Rijkswaterstaat, zag hierin een belangrijk gespreksonderwerp van deze middag. Maar ze wilde niet aanmoedigen om stout te zijn. ‘Want stout zijn betekent over grenzen heen gaan. Je moet wel lef tonen: de grenzen opzoeken.’ Lef betekent voor haar ook: elkaar aanspreken en het gesprek aangaan. Ze verwees naar een discussie eerder die middag, die ontstond toen een der aanwezigen zei: ‘Aannemers zijn net kinderen. Ze zoeken altijd grenzen op.’ Een stelling die pittige reacties ontlokte aan andere deelnemers.

Maak 2 mensen warm voor de marktvisie

‘Wij zijn de ware gelovigen. Je hoeft ons niet meer te overtuigen’, verwees Edwin Lokkerbol, directeur van de Vereniging van Waterbouwers, naar de enthousiaste sfeer deze middag. ‘Hoe kunnen we iedereen betrekken en meer mensen aansteken? Ik stel voor dat we morgen allemaal 2 mensen proberen warm te maken voor de marktvisie.’ Lokkerbol noemde het voorbeeld van een waterbouwer, die altijd een geprint marktvisiedocument meeneemt naar een gesprek met een opdrachtgever en dan zegt ‘Wat gaan we hiermee doen?’. Dat is een simpele manier om een begin te maken met het in de praktijk brengen van de marktvisie.

Veel bereiken

‘In elk gesprek met de markt hanteer ik de leidende principes van de marktvisie’, zei inkoopdirecteur Jessie van der Linden van Rijkswaterstaat aan het eind van de bijeenkomst. ‘Dat betekent anders samenwerken. Extern, maar ook intern. Met elkaar kunnen we veel bereiken.’

2017-08-03T15:00:44+00:00 29-06-2017|