Hoe realiseren we meer slagkracht bij onderhoud en renovaties van vastgoed van Defensie? En hoe maken we daarvan een aantrekkelijke opdracht voor de markt? Het Rijksvastgoedbedrijf zag maar één goede oplossing: het hele contractenlandschap gaat op de schop. Met behulp van stevige inbreng en ideeën van marktpartijen.

Of het nu gaat om het vervangen van een stopcontact, het onderhoud van installaties of het verven van de kozijnen: bij het huidige onderhoud van Defensievastgoed zijn veel verschillende partijen betrokken. Er zijn maar liefst 60 verschillende landelijke en 160 regionale contracten. Corinne Netjes, coördinator bij de sectie inkoop onderhoud: ‘We hebben zoveel verschillende contracten. Alleen al voor één kazerne zijn meerdere partijen gecontracteerd. Door die versnippering is het moeilijk om snel te handelen als bijvoorbeeld een installatie vervangen moet worden. We willen daarom graag meer ruimte voor flexibiliteit en effectiviteit.’

Naar acht grote aanbestedingen

Als een bestaand contract afliep, was het tot voor kort alleen mogelijk om een relatief kleine nieuwe uitvraag te realiseren. Maar daar reageerden aannemers nauwelijks op. Dat moest dus anders. Om een inhaalslag te kunnen maken op onderhoud, vervangingen en keuringen kwamen Netjes, Nelleke Flick – hoofd bij de sectie inkoop onderhoud – en hun collega’s van Vastgoedbeheer op het idee om alle contracten samen te brengen in één programma. Hieruit vloeien acht aanbestedingen voort. ‘Zo gaan we van zeer versnipperd naar een beperkt aantal grote bundels’, vertelt Flick. ‘Daar zijn we erg blij mee. Het is niet alleen belastend voor onszelf om telkens weer voor elke kleine uitvraag een hele procedure op te tuigen, maar ook voor de markt. Het kost aan beide kanten veel tijd, energie en geld. Totaal niet efficiënt.’

Veel animo voor marktconsultatie

Om te toetsen of de markt uit de voeten kan met het idee van acht grote aanbestedingen, besloot het Rijksvastgoed al in een vroeg stadium te overleggen met marktpartijen. Flick: ‘Dat was voor ons ook nieuw. Normaal gesproken vragen we de markt pas om een reactie als we de aanvraag voor onszelf al behoorlijk hebben uitgekristalliseerd.’ In de marktconsultatie stonden zes thema’s centraal: grote en kleine werken, consortiavorming, contractmanagement- en beheer, pilots, efficiënt inrichten van het proces van uitvoering, en veiligheid. ‘We wilden partijen volop de gelegenheid geven om hierop met ons te reflecteren en hun randvoorwaarden aan ons duidelijk te maken. Centrale vraag: zou dit voor jullie werken als we het zo gaan aanbesteden?’

Het idee sprak veel mensen aan: de aanmeldingen voor de marktconsultatie stroomden in rap tempo binnen. Netjes: ‘We hoopten op zo’n 60 aanmeldingen. Dat zouden we als een succes ervaren. Voordat we het door hadden zaten we al over de 100.’ De zes geplande workshops werden er 24 – allemaal voorafgegaan én afgesloten met een plenair gedeelte. Uiteindelijk zaten er 14 juni 2018 147 mensen in de zaal. Flick: ‘Het moest kleinschalig, vonden wij. Dus dan maar opsplitsen in kleine groepjes. Je voert immers geen dialoog met 147 marktpartijen tegelijkertijd.’ Het leidde tot levendige discussies onder leiding van zowel een externe als interne gespreksleider.

Verhalen Markt nauw betrokken bij herinrichten onderhoudscontracten Defensie

Bij de entree van RVB gebouw Nijenoord in Utrecht Beeld: Bas Kijzers

Rode draad in de feedback

‘Uiteraard verschilde de feedback van marktpartij tot markpartij’, vertelt Netjes. ‘Maar we zagen wel een hele duidelijke rode draad. Zo bleek dat veel aannemers het vaak ingewikkeld vinden om voor ons te werken, omdat ze met meerdere mensen te maken hebben en ze niet precies weten wie waarvan is. En dat werkt door in heel veel verschillende onderdelen. Een veelgehoorde klacht: als ze de opdracht krijgen, is er geen tijd om goed ingewerkt te raken. We verwachten meteen dat ze de weg kennen, snappen waar welke installaties staan en wat er gedaan moet worden.’ Ook vinden veel partijen de veiligheidsprocedures complex. Een medewerker van Defensie legde daarom het belang hiervan uit tijdens de marktconsultatie. En liet zien dat er sinds kort een uniforme toegangsregeling is – bij welk Defensieonderdeel je ook komt.

Om de ideeën niet verloren te laten gaan en in de aanbestedingsprocedures mee te nemen, zijn de belangrijkste aanbevelingen gebundeld in een folder over de gebundelde aanbesteding. Netjes: ‘We zijn direct met sommige ideeën aan de slag gegaan. Zo was een duidelijke vraag van de markt of wij kunnen zorgen voor een goede ondersteuning van ICT-middelen, zodat de administratieve last omlaaggaat. Daarom gaan we werken met VISI, een soort digitale snelweg waarin opdrachtgever en opdrachtnemer efficiënt met elkaar kunnen samenwerken.’

Iedereen tevreden naar huis

Hoe kijken Flick en Netjes terug op dit experiment? ‘We zijn ontzettend trots’, zegt Flick. ‘Natuurlijk was het ook uitdagend. Zo moesten we er zeker van zijn dat in alle workshops – die parallel liepen – op dezelfde manier gepraat werd met de markt. Je wilt iedereen op dezelfde eenduidige manier informeren. We hebben daarom veel energie gestoken om elke workshop volgens dezelfde methode in te steken. Ook waren er maar liefst 35 collega’s van het Rijksvastgoedbedrijf bij betrokken en 12 externe facilitators. Het was echt een gigantisch traject, waarin ik moest zorgen dat iedereen aangehaakt bleef. Tot slot wilden we de marktconsultatie goed matchen met de verwachtingen van de markt. Je vraagt immers mensen een middag hiervoor vrij te maken. Dan hoop je dat ze tevreden naar huis gaan.’

En dat is gelukt. Wekelijks bellen er aannemers op wanneer ze de opdracht op Tenderned kunnen verwachten. Inmiddels is de aanbesteding van de bundel ‘Transport’ gepubliceerd. Deze aanbesteding betreft al het onderhoud aan en de keuringen van verticaal en horizontaal transport. Ook de bundel ‘Water’  staat op Tenderned. Deze gaat over het onderhoud aan en de keuringen van alle installaties die iets met water te maken hebben.

De reacties waren zo positief dat het Rijksvastgoedbedrijf vaker op deze manier het gesprek gaat voeren met de markt. Zo zijn Flick en Netjes van plan om bij elke aanbesteding binnen dit programma een interactieve informatiebijeenkomst te organiseren – naast de gebruikelijke schriftelijke marktconsultatie. Netjes licht toe: ‘Dat vliegen we op dezelfde manier aan: in kleine groepjes van maximaal acht mensen, zodat je een echt gesprek met elkaar voert. Zo kunnen marktpartijen nog beter geïnformeerd meedoen in de aanbesteding. Flick: ‘Dit smaakt naar meer. Ik ga met plezier de zeepkist op om collega’s in het Rijksvastgoedbedrijf te enthousiasmeren voor deze vernieuwende werkwijze. Dit gaat ons allemaal nog veel brengen.’