Duurzaam partnerschap bij rijkskantoor De Knoop

Bronvermelding: Impressie rijkskantoor de Knoop in Utrecht met paviljoen
Beeld: Consortium R Creators

De voormalige Knoopkazerne aan de Croeselaan in Utrecht wordt omgebouwd tot een modern rijkskantoor, ‘De Knoop’. Het Rijksvastgoedbedrijf heeft daarvoor R Creators ingeschakeld, een samenwerking van Strukton, Facilicom en Ballast Nedam. Vanaf het begin stond ‘duurzaam partnerschap’ in deze publiek-private samenwerking centraal. Wat betekende dat in de praktijk?

In deze publiek-private samenwerking gaat het om een DBFMO-contract: Design, Build, Finance, Maintain & Operate. ‘De samenwerking met de markt was een belangrijke succesfactor voor het slagen van het project’, zegt Peter Eitjes, procesmanager bij het Rijksvastgoedbedrijf. ‘Daarom waren we er van meet af aan op gericht. Het stond al in het ambitiedocument dat we hadden opgesteld. Tijdens de eerste bijeenkomsten zeiden we: we willen een deskundige partij die als partner samen met ons aan een gemeenschappelijk doel wil werken.’ Inspiratie haalde het Rijksvastgoedbedrijf uit de Best Value-filosofie, zoals bijvoorbeeld Rijkswaterstaat die al gebruikt. Eitjes: ‘De gunningscriteria waren deels relatiegericht: 50% draaide om duurzaam partnerschap en duurzaam gastheerschap. Met de beoogde kandidaten voor sleutelposities in het project hielden we aanbestedingsinterviews van ongeveer 2 uur, voorbereid met een ervaren mediator.’

Voor geïnteresseerde marktpartijen was het even aftasten, zegt Debbie van Noort, die als DBFMO-manager het consortium R Creators vertegenwoordigde: ‘Voor ons was het een spannende zoektocht: wat bedoelt het Rijksvastgoedbedrijf precies? Wat verstaan ze onder duurzaam partnerschap?’

Duidelijk was in ieder geval hoe het niet moet. Van Noort: ‘Je wilt voorkomen dat je in juridisch brievenschrijven terechtkomt. Dan verlies je het gezamenlijke doel uit het oog en zijn er alleen maar verliezers. Een stukje wantrouwen moet eruit. Dat betekent onder meer: niet knetterhard op het contract sturen. Afspraken zijn er voor als het misgaat. Je moet ervan uitgaan dat mensen hun werk professioneel doen.’ Ook volgens Eitjes moet het contract niet de hele tijd op tafel liggen: ‘Het gaat niet om de letter van het contract, het gaat erom te werken in de geest van het contract. Informeel contact is erg belangrijk.’

Dialoog

In plaats van naar het contract grijpen, moet je de dialoog zoeken, vinden Eitjes en Van Noort. Het nut van dialoog bleek bijvoorbeeld toen er nog geen onherroepelijke omgevingsvergunning was, maar zowel opdrachtgever als opdrachtnemer wel op tijd wilden beginnen. Van Noort: ‘Juristen van beide partijen probeerden samen tot een oplossing te komen, maar kwamen er niet uit. Toen zijn we samen met hen gaan zitten en hebben we scenario’s uitgeschreven om uit te leggen wat de consequenties zijn van die verschillende scenario’s en waarom we bepaalde dingen wel of niet willen. Binnen een uur hadden we een scenario waarmee beide partijen konden leven.’ Samenvattend: ‘Door in dialoog te zijn krijg je inzicht in elkaars overwegingen en kun je tot betere oplossingen komen.’

Dialoog heeft ook financiële voordelen, vult Eitjes aan: ‘Veel faalkosten zijn te voorkomen door samen te werken. Daarom hebben we mogelijke conflicten in kaart gebracht.’ Maar een goede dialoog, dat gaat niet zomaar. Van Noort: ‘De boeken opengooien, dat vergt nogal wat. Dat vraagt vertrouwen. Praat met elkaar, ook als het even niet lekker gaat. Als we het fout hebben gedaan, moeten we er niet omheen draaien.’ Een tip van Eitjes: ‘Stel observators aan om feedback te geven op gesprekken. Hebben we goed naar elkaar geluisterd?’

Informatie delen

De boeken opengooien, wat betekent dat? Eitjes: ‘Door risicodossiers te delen krijg je meer begrip voor de risico’s en dilemma’s van de ander. Die worden lang niet altijd goed begrepen.’ Van Noort beaamt dat: ‘Als je belangen met elkaar durft te delen, kun je elkaar helpen. Nu werken we samen aan hetzelfde doel. We kunnen best hard zijn op de inhoud, maar dat hoeft het contact niet te verpesten.’

Continuïteit

‘Het was cruciaal om het belang van samenwerking te blijven benadrukken, dus niet alleen aan het begin’, zegt Eitjes. ‘Continuïteit is doorgaans slecht geborgd. Een nieuw team handelt naar wat er op papier staat. Daar ligt de crux. Natuurlijk zijn in dit project ook wisselingen, maar de “cultuur” wordt goed doorgegeven.’ Het consortium heeft daarvoor ook tools ontwikkeld. Zo is de De Knoop Academy bedoeld om het personeel voor te bereiden en kennis te laten maken met de mores in het project. Verder waren er onder meer expertsessies, doorleefsessies en gezamenlijke feedbacktrainingen. Van Noort: ‘We zijn er bewust mee bezig. Als we overgaan naar een andere fase organiseren we een Project Follow-Up (PFU) met het nieuwe team. Bijvoorbeeld bij de overgang van ontwerp naar bouw. Dat je er even samen energie in steekt, zorgt voor een soort bewustwording. Als consortium zetten we nog een extra stap, door veel integraler samen te werken. De mensen van de exploitatiefase zijn eerder onderdeel van het team. Dat merk je nog steeds in de bouwkeet. Daar maakt het niet uit of je een werknemer bent van Strukton, Facilicom of Ballast Nedam, iedereen werkt voor het project.’

2017-08-03T15:47:58+00:00 15-05-2017|