Aanbesteding zonder procedurele rompslomp

Een complete aanbesteding telt al snel 40 tot 50 pagina’s. Kan dat ook minder? Volgens Jan Telgen is het een uitdaging, maar zeker niet onmogelijk. ‘Sommige onderdelen voegen inhoudelijk niets toe, die kun je gewoon schrappen.’

Vrijwel alle grote partijen werken met standaard formats, waaronder de politie. Jan Telgen (66) zit als externe deskundige in het tenderboard van de politie. Tot een paar weken geleden was hij als hoogleraar Inkoop voor de publieke sector verbonden aan de Universiteit Twente. ‘Ik heb eind mei mijn afscheidscollege gehouden. Het werk voor de politie doe ik ernaast en gaat gewoon door. Het is leuk om te doen en mijn kennis voegt wat toe.’

Het tenderboard bestaat uit 8 mensen die de aanbestedingen controleren en aanscherpen. ‘De politie koopt veel in, denk aan ICT-systemen, voertuigen en uniformen’, vertelt Telgen. ‘Dat gaat vaak om hele grote bedragen. Wij adviseren de politie hoe ze deze diensten het gunstigst kunnen inkopen. Daarnaast checken we of de aanbesteding duidelijk is, zodat de aanbieders makkelijk kunnen inschrijven en de politie goede inschrijvingen krijgt.’

Uitdijen

Voor aanbestedingen maakt de politie net als veel andere organisaties gebruik van een standaardformat. Volgens Telgen zijn die uitgebreider dan nodig: ‘Aanbestedingsformats hebben de neiging om alsmaar uit te dijen. Bij een standaardformat probeer je vaak met alle situaties rekening te houden. Dan wordt zo’n document al snel veel te uitgebreid.’

‘Denk bijvoorbeeld aan financiële zekerheid. Als je tegelijk met spullen ook onderhoud inkoopt, wil je er zeker van zijn dat de leverancier na een paar jaar nog bestaat en in staat is om dat onderhoud te leveren. Dan neem je een clausule op waaruit blijkt dat het bedrijf financieel in orde is. Maar als je iets eenmalig inkoopt, dan zal het je een zorg zijn of het bedrijf na de transactie nog lang bestaat. Zo’n clausule is dus niet altijd nodig en wil ik niet standaard op te nemen in een aanbestedingsformat’, aldus Telgen.

Ruimte besparen

Andere onderdelen waarop volgens Telgen makkelijk geschrapt kan worden, zijn bijvoorbeeld de uitleg van de organisatie, de gebruikte termen, de inhoudsopgave, de procedure en de klachtenprocedure. ‘Als je alles moet uitleggen, ben je al 10 A4 verder voordat je weet waar de aanbesteding over gaat. Dat kun je vermijden door voor dit soort dingen te verwijzen naar de website.’

Volgens Telgen bestaat een aanbesteding in essentie uit drie delen:

  • Het bestek of programma van eisen: een beschrijving van de dienst die je wil afnemen.
  • De selectie: de eisen aan de leveranciers, bijvoorbeeld hoeveel ervaring ze moeten hebben.
  • De gunningscriteria: een beschrijving van de beoordelingsprocedure.

‘Meer dan deze drie onderdelen heb je eigenlijk niet nodig’, zegt Telgen. ‘De rest hieromheen is procedurele rompslomp. Als je dat weglaat, bespaar je een hoop papier en maak je de aanbesteding een stuk overzichtelijker.’

3 A4’tjes

De Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) heeft de oproep van Telgen opgevangen en herkend. De HIS is van plan om dit jaar nog een aanbesteding te doen, waarbij ze proberen alle aanbestedingsstukken te beperken tot 3 pagina’s. De volledige aanbesteding, dus inclusief de inhoudelijke vraag.  Ter vergelijking: een standaardformat bij de HIS telt op dit moment nog 28 pagina’s, zónder de inhoud. ‘Dat is heel ambitieus,’ zegt Telgen. ‘Een enorme uitdaging zelfs. Maar ik denk ook: we zien wel hoe ver we komen. Het is fantastisch dat mijn oproep navolging vindt, en mensen proberen de aanbestedingen ook voor inschrijvers makkelijker te maken.’

2018-07-16T16:23:41+00:0016-07-2018|